Odpowiednie zarządzanie procesami stało się podstawą sukcesu wielu przedsiębiorstw, niezależnie od branży, w której funkcjonują. Wykorzystanie różnych metod, narzędzi i systemów jest kluczowe dla powodzenia projektów. Obecnie stosuje się wiele metodologii projektowych, które wskazują różne drogi do osiągnięcia celu. Jakie są najpopularniejsze metodyki i w jakich branżach znajdują zastosowanie?
Czym tak naprawdę są metodyki zarządzania projektami?
Metodyki zarządzania projektami to zbiór praktyk, narzędzi i podejść stosowanych w celu zapewnienia efektywnej realizacji projektów. Metody obejmują szeroki zakres działań, począwszy od planowania i definiowania celów projektu, poprzez zarządzanie ryzykiem i kontroli postępów, aż po końcową ocenę wyników. Wszystko ma na celu zmaksymalizowanie efektów przedsięwzięcia i usprawnienie procesów. Dzięki właściwie dobranym metodykom możliwe jest skuteczne zarządzanie czasem, zasobami, kosztami, ryzykiem i jakością produktu. W rzeczywistości zarządzanie projektem to zarządzanie ludźmi. Kluczem do sukcesu jest zachowanie równowagi pomiędzy odpowiednią metodologią a motywacją zespołu. Nawet najlepiej dobrana metodologia nie będzie efektywna, jeśli pracownicy nie będą usatysfakcjonowani z przydzielonych zadań.
Najpopularniejsze metodologie zarządzania projektami
Zarządzanie projektami to proces, który wymaga skrupulatnego planowania, organizacji i nadzoru nad wszystkimi etapami realizacji przedsięwzięcia. Metodyki różnią się między sobą i kładą nacisk na różne aspekty projektu. Należy je dostosować między innymi do dostępnych zasobów oraz wymagań klienta. Jakie są metody zarządzania projektami?
- Metodyka Waterfall (klasyczna)
Waterfall to klasyczna metoda, w której projekt jest podzielony na dwa etapy – analizę i realizację. Każde zadanie musi zostać ukończone przed przystąpieniem do kolejnego. Etapy mają określone cele i wymagania, a zmiany w projekcie są trudne do wprowadzenia w późniejszym czasie. Metodyka Waterfall jest często stosowana w projektach o charakterze bardziej tradycyjnym, np. projektach budowlanych, gdzie konieczna jest dokładna specyfikacja wymagań i planowania. Jest również przydatna w przedsięwzięciach, w których projekt musi być ukończony w konkretnym czasie, a ryzyko opóźnień musi być zminimalizowane.
- Metodyka Agile (zwinna)
Agile jest jedną z najpopularniejszych i najbardziej elastycznych metodologii. Projekt jest realizowany w iteracjach o jasno określonych celach. Zespół projektowy regularnie prezentuje klientowi wersje produktu, otrzymując strumień informacji zwrotnych. Metodologia zakłada, że w projekcie powinno szybko reagować się na zamiany, nawet kosztem powrotu do wcześniejszych etapów. Podział pracy na krótkie iteracje pozwala wyeliminować ewentualne błędy, które są na bieżąco wykrywane i usuwane. Taka metoda realizacji projektu daje zespołowi wiele elastyczności i możliwość wcześniejszego testowania rozwiązań.
- Metodyka Scrum
Scrum jest jedną z metodyk tworzenia oprogramowania. Opiera się na założeniach Agile, gdzie projekt jest podzielony na krótkie iteracje (sprinty). W Scrum dochodzą dodatkowe kroki, takie jak codzienne spotkania z zespołem w celu omówienia sposobu realizacji projektu. Metoda zakłada wyznaczanie celów krótkoterminowych, co może sprzyjać osiąganiu bardzo dobrych wyników. Po ukończeniu jednej fazy zespół projektowy przedstawia klientowi działającą wersję produktu (np. fragment aplikacji), a następnie wprowadza zmiany lub przechodzi do kolejnej iteracji.
- Metodyka Kanban
Metodyka Kanban pozwala na elastyczne zarządzanie projektem i kontrolowanie przepływu pracy. Projekt jest podzielony na zadania, a każde z nich jest przypisane do tablicy Kanban, gdzie znajdują się kategorie zadań: Nowe, W toku, Ukończone. Metoda ta jest szczególnie przydatna w projektach, w których wymagane są szybkie reakcje na zmianę przy ograniczeniu planowania. Założeniem Kanban jest dostosowywanie liczby zadań do wykonania przez pracowników i eliminacja wąskich gardeł, zaburzających proces. Metodyka ma swoje korzenie w przemyśle produkcyjnym, gdzie tablica służyła do wizualizacji postępu realizacji zadań produkcyjnych.
- Metodyka PRINCE2
Metodyka zarządzania projektami PRINCE2 jest uznawana za najbardziej uniwersalną. Sprawdza się w przypadku projektów, które wymagają precyzji, kontroli oraz ścisłego planowania i oceny ryzyka. Ze względu na swą elastyczność, metodyka PRINCE2 może być stosowana w projektach o różnej wielkości i złożoności, w wielu branżach i sektorach.
Czy trzeba decydować się na jedną metodykę?
Wybór odpowiedniej metodyki zależy od charakteru projektu, celów, wymagań klienta, dostępnych zasobów oraz predyspozycji zespołu projektowego. Nie ma jednej idealnej metodyki, która sprawdzi się we wszystkich projektach. Warto dokładnie przeanalizować specyfikę projektu i jego wymagania, a następnie wybrać najlepszą metodę lub połączyć elementy różnych metodologii, aby stworzyć hybrydowe podejście do konkretnych potrzeb projektu. Dla zadań o charakterze bardziej tradycyjnym, np. projekt budowy, metodyka Waterfall może być najlepszym wyborem. Natomiast, jeśli projekt jest bardziej złożony i wymaga elastyczności w podejściu do wymagań i planowania, Agile może być lepszym rozwiązaniem. Kanban sprawdzi się w różnych obszarach, takich jak IT, produkcja czy administracja, gdzie projekt jest podzielony na konkretne etapy. Natomiast metoda PRINCE2 jest stosowana w różnych obszarach np. w przypadku projektów budowy obiektów, wdrażaniu nowych systemów finansowych, technologii medycznych czy systemów informatycznych.
Wybór metodyki może zmieniać się w trakcie realizacji projektu w zależności od postępów i zmian w wymaganiach klienta czy w planie projektu. Ostatecznie decyzja o wyborze metodyki powinna być podjęta po dokładnym przeanalizowaniu projektu. Sposób realizacji zadań powinien odpowiadać potrzebom zespołu. Należy również wziąć pod uwagę kompetencje pracowników oraz doświadczenie w pracy z daną metodyką.
Osoby, które chcą usystematyzować lub uzupełnić wiedzę o metodach zarządzania projektami, zapraszamy do aplikowania na studia podyplomowe Zarządzanie projektami - z GFKM. Celem studiów jest przygotowanie uczestników do efektywnego prowadzenia projektów z wykorzystaniem najnowocześniejszych metod i narzędzi. Zdobyte podczas studiów umiejętności i wiedza pozwolą na rozwój kariery zawodowej w organizacjach z różnych branż.
Kierownikom projektów, zainteresowanym zwinnymi technikami zarządzania projektami, polecamy szkolenie Agile i zwinne techniki zarządzania projektami. Nabyte na szkoleniu kompetencje w zakresie metodologii zarządzania projektami uzupełniają profil zawodowy kierownika projektu. Program zajęć skupia się na praktycznej wiedzy, którą uczestnik może wykorzystać w codziennej pracy projektowej.
