"Lider zmiany" - projekt zrealizowany przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych wspólnie z Akademią Leona Koźmińskiego

20.12.2020

Od sierpnia 2017 do stycznia 2019 Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych wspólnie z Akademią Leona Koźmińskiego realizowała projekt „Lider Zmiany - współpraca ponadnarodowa inwestycją w efektywność usług publicznych na szczeblu regionalnym”. W ramach tego projektu przeprowadziliśmy audyt instytucjonalny, przeszkoliliśmy grupę 26 pracowników MJWPU oraz przygotowaliśmy model współpracy z beneficjentami IN PLUS.

Punktem wyjścia dla tworzenia koncepcji i realizacji projektu były doświadczenia Szwedzkiej Rady ds. EFS, z których wynikało, że najważniejsze w kontaktach z beneficjentami są otwartość, wzajemne uczenie się, słuchanie i dialog. Kierując się powyższymi założeniami, MJWPU wypracowała model współpracy Urzędu z firmami, uczelniami etc., który zakłada m.in.:

  • dążenie do dialogu,
  • promowanie kultury dzielenia się wiedzą,
  • upraszczanie komunikatów/dokumentów adresowanych do beneficjentów.

Aby efektywnie wdrażać powyższe zalecenia, niezbędne było stworzenie odpowiedniego programu, który poświęcony byłby rozwojowi potencjału pracowników. Za realizację tej część projektu odpowiadała nasza Akademia.

Działania ALK rozpoczęły się od analizy potrzeb organizacji (audyt instytucjonalny MJWPU), by na tej podstawie zbudować program rozwojowy, który będzie odpowiadał zarówno na potrzeby menedżerów, jak i całej organizacji. Nasi wykładowcy przeprowadzili m.in. warsztaty z przywództwa, zarządzania zespołem, autoprezentacji i wystąpień publicznych, zarządzania czasem i zadaniami. Zajęcia prowadzone były w różnorodnych formach – jako wykłady, seminaria czy biznesowe gry zespołowe. Zrealizowano 112 godzin zajęć.

Zajęcia prowadzili pracownicy i współpracownicy ALK: dr Piotr Pilch, dr Lidia Czarkowska, prof. Jan Dąbrowski, dr Maciej Madziński, prof. Mirosław Sosnowski, Iwona Bobrowska-Budny, Nadia Kirova i Nikolay Kirov.

Uczestnicy pracowali w 5-6 osobowych grupach. Każdy z zespołów zajmował się konkretnym obszarem funkcjonowania Urzędu i przygotowywał projekt zmiany, który był jednocześnie pracą końcową.

Pracownicy MJWPU dzięki tym zajęciom poszerzyli wiedzę w zakresie wprowadzania zmian w organizacji, zdobyli nowe kompetencje, przygotowywali się do samodzielnej pracy nad poszczególnymi obszarami funkcjonowania Urzędu, które wymagały usprawnień. Ponadto mogli poznać szwedzki model współpracy na miejscu w Warszawie, podczas wizyt studyjnych szwedzkiego partnera, jak również w trakcie wyjazdów do Malmo.

Wymiernymi efektami prac zespołów stworzonych w ramach projektu były następujące propozycje zmian:

  • uproszczenie pism i korespondencji adresowanej do beneficjentów;
  • wzmacnianie potencjału kadrowego MJWPU;
  • stworzenie Mazovik 1.0. Jest to narzędzie optymalizujące proces dostępu do wiedzy. Ważnymi elementami tego procesu jest umiejętność interpretowania danych (np. przepisów prawa) oraz ustrukturalizowanie informacji w sposób umożliwiający pozyskanie z nich wiedzy;
  • stworzenie idei budżetu pracowniczego, w ramach którego pracownicy Jednostki prezentują swoje pomysły na poprawę infrastruktury MJWPU wykorzystywanej przez wszystkich pracowników i warunków socjalnych; inne inicjatywy wspierające rozwój zawodowy i zdrowie pracowników oraz zwiększenie komfortu pracy.

Opinie uczestników projektu:

Dyrektor MJWPU:

„Z perspektywy osoby zarządzającej organizacją projekt był ogromnym wsparciem w określeniu potrzeb i kierunków rozwoju, a także zidentyfikowaniu potencjałów pracowników. W wymiarze jednostkowym była to wielomiesięczna praca nad doskonaleniem kompetencji z zakresu współpracy, budowania partnerskich relacji, podejmowania decyzji, zarządzania projektami czy radzenia sobie w sytuacjach konfliktowych. Wiele programów rozwojowych kończy się w tym miejscu, natomiast wspólnie z Partnerami projektu poszliśmy o krok dalej, angażując pracowników w zidentyfikowanie obszarów problemowych i wypracowanie konkretnych rozwiązań. Co więcej, jako kadra zarządzająca uzyskaliśmy zupełnie nowe spojrzenie na procedury i procesy dzięki przeprowadzonemu audytowi, uwzględniającemu zarówno perspektywę pracowników, jak i beneficjentów. Efekty projektu widoczne są w wielu obszarach – optymalizacji dostępu do wiedzy i informacji niezbędnych w pracy dzięki wprowadzeniu wewnętrznej platformy komunikacyjnej, upraszczania języka w dokumentach przekazywanych do beneficjentów, doskonalenia systemu oceny okresowej, ale też decyzjach kadrowych, ponieważ w kilku przypadkach udział w programie ułatwił podjęcie decyzji o awansach na stanowiska kierownicze. Obecnie wprowadzamy w życie kolejną z inicjatyw uczestników projektu, czyli budżet pracowniczy. Na bieżąco trwają prace nad kolejnymi usprawnieniami, również w obszarze pracy zdalnej i zarządzania rozproszonym zespołem, co wymusiła wyjątkowa sytuacja z którą mierzy się obecnie cały świat.”

Mariola:

"Z perspektywy czasu dla mnie najważniejsze było nabycie umiejętności identyfikowania stylów działania osób, z którymi pracuję przez wiele lat, poprzez pryzmat teorii poznanej na zajęciach. Jako kierownikowi umożliwiło mi to indywidualne przydzielanie zadań i uzyskiwanie maksymalnych efektów, przy minimalizowaniu ryzyka niewykonania zadania w określonym czasie, przez pracowników o różnych typach osobowości. Pytanie zadane w trakcie zajęć „jaki typ charakteru szefa jest najlepszy” odpowiedź wykładowcy brzmiała: „świadomy swoich wad i zalet”. Samopoznanie jest kluczem do sukcesów zarówno w sferze zawodowej, jak i osobistej, a metoda do jego osiągnięcia była przekazana uczestnikom projektu w aspekcie teoretycznym oraz na wielu integrujących warsztatach praktycznych. To, co zostało nam wpojone na zajęciach, że współpracując razem, mimo różnic, jakie nas dzielą każdy ma równe prawa i moc sprawczą w kreowaniu zmian w swoim otoczeniu i każdy może być liderem zmian, tak też nadal czujemy się jako grupa uczestnicząca w projekcie. Wartością dodaną z jakiej skorzystaliśmy była możliwość obserwowania innych kultur organizacji (wyjazd studyjny do Szwecji) i rozważania, jakie rozwiązania są możliwe do zaimplementowania w naszej jednostce. W ramach projektu powstały zespoły zadaniowe, które wypracowały innowacyjne modyfikacje w dotychczasowym działaniu i wybrane zmiany zostały wdrożone, co z pewnością wpływa na poprawę komunikacji zarówno wewnętrznej jak i zewnętrznej".

Lesław:

"Udział w projekcie Lider zmiany – współpraca ponadnarodowa inwestycją w efektywność usług publicznych na szczeblu regionalnym dał mi przede wszystkim możliwość samorozwoju. Poza dużą ilością merytorycznej wiedzy i przystępnym sposobem jej przekazywania mogłem dowiedzieć się również wiele o sobie, chociażby poprzez udział w badaniu FRIS. Poznanie swojego stylu myślenia i stylu działania pomaga mi na co dzień w sposób bardziej świadomy pracować nad budowaniem relacji i zespołu opartego na współpracy, a także rozwiązywaniem konfliktów w oparciu efektywną komunikację.

Kilka z projektów stworzonych przez uczestników projektu, które przyczyniać się miały do poprawy komunikacji na zewnątrz i wewnątrz organizacji, zostało z powodzeniem zaimplementowanych. Choćby, wspólna przestrzeń w intranecie (Cyberbaza), czy wprowadzenie dla pracowników szkoleń wewnętrznych ze stosowania poprawnego, prostego i zrozumiałego języka w pismach urzędowych (na wzór szwedzkiego klarsprak). Mam przyjemność być współautorem pomysłu na wprowadzenie do organizacji Budżetu pracowniczego opierającego się na ogólnych zasadach budżetów partycypacyjnych. W grudniu tego roku została zainaugurowana pierwsza edycja. Z pewnością rekomendowałbym udział w takim projekcie pracowników innych jednostek administracji publicznej, a zwłaszcza tych, które w swojej działalności opierają się na szeroko rozumianym kontakcie z beneficjentami, interesantami czy klientami."

Projekt „Lider Zmiany - współpraca ponadnarodowa inwestycją w efektywność usług publicznych na szczeblu regionalnym” był współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.

TUTAJ dostępna jest publikacja, która powstała po realizacji projektu.

Czytaj także