MEDFAKE: Building Trust in Vaccination using the technically advanced communication tools and social impact methods

W związku z realizacją projektu „Budowanie zaufania do szczepień ochronnych z wykorzystaniem najnowszych narzędzi komunikacji i wpływu społecznego”, realizowanego w terminie 01.01.2021 – 31.12.2023, na podstawie Umowy o wykonanie i finansowanie projektu Gospostrateg-II/0007/2020-00 z dn. 30 grudnia 2020 r. i finansowanego ze środków Narodowego Centrum Badań i Rozwoju, Zamawiający - Akademia Leona Koźmińskiego zaprasza do złożenia oferty na realizację usługi: popularyzacja w mediach tradycyjnych i społecznościowych wyników projektu, w szczególności zamieszczonych na stronie internetowej.

A. ZAMAWIAJĄCY

Akademia Leona Koźmińskiego

ul. Jagiellońska 59

03-301 Warszawa

NIP: 5241005438

REGON: 010228830

B. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

Celem działań promocyjnych przewidzianych w ramach realizacji przedmiotu zamówienia, będzie nagłośnienie w mediach oraz w organizacjach parasolowych (zrzeszających osoby ze środowiska z obszaru medycznego) wyników badań naukowych, realizowanych przez zespół badawczy Zamawiającego w projekcie: „Budowanie zaufania do szczepień ochronnych z wykorzystaniem najnowszych narzędzi komunikacji i wpływu społecznego” (MEDFAKE). Działania promocyjne tym samym powinny wygenerować ruch na stronie internetowej projektu, prowadzonej przez Zamawiającego. Strona będzie zawierała narzędzie umożliwiające monitorowanie i analizę mediów społecznościowych, w zakresie dezinformacji medycznej (w obszarze szczepień).

C. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Realizację zamówienia planuje się w okresie styczeń/luty-grudzień 2023

Zamówienie powinno obejmować w szczególności:

1 Przygotowanie konceptu oraz planu promocyjnego w mediach tradycyjnych i społecznościowych w porozumieniu z Zamawiającym.

2 Przeprowadzenie działań w mediach tradycyjnych (prasa, radio, telewizja, portale), tj.:

Organizacja trzech (3) kampanii informujących o wynikach zrealizowanych i opublikowanych badań w mediach krajowych i zagranicznych, wraz z dotarciem do specjalistów poprzez organizacje parasolowe.

Poprzez organizację kampanii rozumie się:

• Opracowanie notatek prasowych na podstawie treści dostarczonych przez Zamawiającego;
• Dotarcie do dziennikarzy, redakcji, które mogą być zainteresowane tematem;
• Indywidualne kontakty z dziennikarzami w celu zainteresowania ich tematem;
• Inicjowanie wywiadów i publikacji;
• Koordynacja kontaktów z dziennikarzami zainteresowanymi tematem (pośrednictwo w przekazywaniu odpowiedzi na pytania, pilnowanie autoryzacji i odpowiedniej prezentacji Zleceniodawcy);
• Zebranie publikacji i materiałów promocyjnych dotyczących poszczególnych kampanii.
• Przygotowanie raportu podsumowującego efekty kampanii

Zorganizowanie raz w miesiącu akcji w mediach krajowych, której celem jest umożliwienie przedstawicielom zespołu badawczego projektu MEDFAKE (Zamawiającego), skomentowanie bieżących tematów związanych z kwestiami będącymi przedmiotem badań w projekcie.

Poprzez organizację akcji proaktywnej rozumie się:

• Bieżący monitoring mediów pod kątem tematyki związanej z przedmiotem badań projektu MEDFAKE
• Dotarcie do dziennikarzy, redakcji, które mogą być zainteresowane tematem;
• Indywidualne kontakty z dziennikarzami w celu zainteresowania ich tematem;
• Inicjowanie minimum 2 wywiadów lub komentarzy eksperckich;

Raz na kwartał przygotowanie raportu z działań prowadzonych w mediach tradycyjnych.

3 Przeprowadzenie działań w mediach internetowych (w tym mediach społecznościowych), tj.:

Przygotowanie w oparciu o materiał dostarczony przez Zamawiającego, końcowej treści wpisów, wykupienie reklam (śr. 250 zł na kanał miesięcznie) i zamieszczanie miesięcznie:

- 4 postów na koncie LinkedIN Kozminski Review

- 4 postów na koncie Twitter Kozminski Review

Moderowanie dyskusji pojawiających się pod zamieszczanymi postami

Przygotowanie raportu podsumowującego wygenerowane efekty kampanii

4 Organizacja wydarzenia online (webinar) dla minimum 50 uczestników, w postaci dyskusji panelowej specjalistów z zespołu projektowego ALK oraz ekspertów. Wykonawca zapewni przygotowanie scenariusza rozmowy, moderację treści oraz rozmowy, moderatora dyskusji, koordynacja działań przygotowawczych (w tym dobór panelistów, umówienie terminów, zapewnienie wsparcia technicznego w trakcie wydarzenia). Wykonawca przeprowadzi działania informacyjne, mające na celu zapewnienie frekwencji uczestników (z preferencją osób z uczelni medycznych, organizacji parasolowych zrzeszających środowiska z obszaru medycznego). Wydarzenie powinno trwać nie więcej niż dwie godziny. Wydarzenie powinno być rejestrowane na platformie Zamawiającego.

5 Bieżąca współpraca

Współpraca z zespołem projektowym realizującym projekt MEDFAKE ze strony Zamawiającego.

Bieżące doradztwo i wsparcie zespołu badawczego w zakresie wystąpień publicznych w mediach tradycyjnych (telewizja, radio, prasa).

D. WYMAGANIA WOBEC WYKONAWCY

O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące posiadania wiedzy i doświadczenia, tj.: w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie – wykonali, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych część wykonana obejmuje, co najmniej dziesięciu (10) kampanii popularyzujących wyniki badań naukowych lub działań społecznych

*Kampania rozumiana jest jako działanie PR, realizowane na rzecz promocji jednego tematu, związanego z wynikami badań lub działalnością społeczną, nie posiadającego charakteru komercyjnego (np. promocja projektu naukowego, inicjatyw społecznych, publikacji naukowych). Dopuszczalne jest wykazanie dwóch lub więcej kampanii, realizowanych w ramach jednej umowy.

Kryterium weryfikowane na podstawie załącznika nr 1 do Zapytania ofertowego 1/2022/MEDFAKE

E. KRYTERIA OCENY OFERT

Zamawiający dokona oceny ofert ze względu na następujące kryteria: Cena – 100 pkt

Ocena kryterium „Cena” dotyczyć będzie całkowitych kosztów realizacji zamówienia

Ocena w kryterium „cena oferty brutto” – maksymalną liczbę punktów (100) otrzyma/ją oferta/y, zawierająca/e najniższą łączną cenę brutto. Oferty pozostałe będą punktowane zgodnie z następującym wzorem i zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku

Liczba punktów = (cena brutto najniższej oferty * 100) / cena brutto badanej oferty

Kryterium weryfikowane na podstawie załącznika nr 3 do Zapytania ofertowego nr 1/2022/MEDFAKE

F. TERMINY I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY

1. Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 12 stycznia 2023 r. do godziny 23:59:59

2. Ofertę należy złożyć na formularzach stanowiących załączniki do zapytania

3. Oferta powinna zawierać następujące elementy:

- Wykaz przeprowadzonych kampanii – Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego nr 1/2022/MEDFAKE

- Oświadczenie o braku powiązań – Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego nr 1/2022/MEDFAKE

- Formularz ofertowy – Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego nr 1/2022/MEDFAKE

4. Ofertę należy złożyć w formie skanów podpisanych załączników do Zapytania ofertowego nr 1/2022/MEDFAKE wymienionych w części F. Zapytania ofertowego (pkt. 3) oraz innych wymaganych ewentualnie dokumentów. Skany należy przesłać na adres e-mail: nauka@kozminski.edu.pl

5. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane

Dodatkowe informacje dotyczące przygotowania oferty:

1.    Wykonawca może złożyć jedną ofertę. 

2.    Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

3.    Oferta musi być sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności.

4.    Treść oferty musi być zgodna z treścią Zapytania ofertowego nr 1/2022/MEDFAKE.

5.    Oferta (wraz z załącznikami) musi być sporządzona w sposób czytelny.

6.    Wszelkie zmiany naniesione przez Wykonawcę w treści oferty po jej sporządzeniu muszą być parafowane przez Wykonawcę.

7.    Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, tj. osobę (osoby) reprezentującą(e) Wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy.

8.    Jeżeli osoba (osoby) podpisująca ofertę (reprezentująca Wykonawcę) działa na podstawie pełnomocnictwa, prosimy o dołączenie skanu pełnomocnictwa do oferty.

9.    Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

10.    Ofertę wraz z załącznikami należy sporządzić w języku polskim, z podaniem ceny netto i brutto wyrażonej w walucie polski złoty (PLN).

11.    Zaproponowana cena musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.

12.    Oferty niekompletne nie będą podlegać ocenie przez Zamawiającego.

G.    DODATKOWE INFORMACJE

1.    W wyjątkowych sytuacjach Zamawiający dopuszcza możliwość wydłużenia terminu realizacji zamówienia za zgodą stron. 2.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do anulowania zapytania ofertowego na każdym etapie bez podania przyczyny. 3.    Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za niewykonanie lub za nienależyte wykonanie przedmiotu zamówienia oraz w przypadku narażenia Zamawiającego na szkody spowodowane w trakcie wykonywania prac stanowiących przedmiot zamówienia.

H.    WYBÓR WYKONAWCY

1.    Do realizacji zamówienia zostanie wybrany Wykonawca, który spełni łącznie poniższe warunki: - nie został wykluczony z postępowania, - uzyska największą liczbę punktów w kryteriach określonych w części E. Zapytania, - jego oferta nie zostanie odrzucona. 2.    W przypadku gdy najwyżej ocenione oferty będzie miało tę samą łączną ilość punktów, przy ostatecznym wyborze Wykonawcy zdecyduje zaoferowana cena i wybrany zostanie podmiot oferujący najniższą cenę. 3.    W przypadku, gdy oferta Wykonawcy wybrana jako najkorzystniejsza będzie przewyższać zaplanowany budżet, Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z tym Wykonawcą.  4.    Gdy Zamawiający nie dojdzie do porozumienia z Wykonawcą, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, Zamawiający przystąpi do negocjacji z Wykonawcą/ami z kolejnych miejsc z listy rankingowej. 5.    Jeżeli nie będzie możliwe dokonanie wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na fakt, że złożone oferty otrzymały taką samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie Oferentów, do złożenia ofert dodatkowych. Złożenie oferty dodatkowej polegać będzie na przedstawieniu nowej propozycji cenowej, nie wyższej niż zaoferowana w ofercie pierwotnej. 6.    W przypadku gdy wybrany Wykonawcy odmówi podpisania umowy na realizację zamówienia, Zamawiający wybierze Wykonawcę, który zajął kolejne (drugie) miejsce na liście rankingowej.

I.    SPOSÓB KOMUNIKOWANIA SIĘ Z ZAMAWIAJĄCYM

Pytania dotyczące zapytania ofertowego oraz przedmiotu zamówienia należy przesyłać na adres nauka@kozminski.edu.pl 

Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy

Załączniki do Zapytania: 1. Wykaz przeprowadzonych kampanii – Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego nr 1/2022/MEDFAKE 2. Oświadczenie o braku powiązań – Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego nr 1/2022/MEDFAKE 3. Formularz ofertowy – Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego nr 1/2022/MEDFAKE

Zapytanie ofertowe nr 1/2022/MEDFAKE - Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty