W środowisku biznesowym długotrwałe napięcie lub niezgodność interesów może doprowadzić do konfliktów. W takim przypadku warto szybko reagować, zanim sytuacja wymknie się spod kontroli. Jednym ze sposób uniknięcia eskalacji problemu i zażegnanie sporu jest mediacja. Rolę pośrednika w wypracowaniu porozumienia pełni mediator, który stara się znaleźć satysfakcjonujące rozwiązanie dla obydwu stron konfliktu.
Na czym polega mediacja? Przebieg mediacji od przygotowania do ugody
Mediacja to proces rozwiązywania konfliktów i sporów za pośrednictwem trzeciej, neutralnej strony, zwanego mediatorem. Głównym celem mediacji jest osiągnięcie ugody i porozumienia między stronami, które pozostają zaangażowane w konflikt. To proces, który pomaga firmom rozwiązać spory i konflikty w sposób skoncentrowany na wspólnym interesie i porozumieniu, zamiast toczyć kosztowne i czasochłonne procesy sądowe. Proces mediacji składa się z kilku kluczowych etapów:
- Przygotowanie do mediacji
Wybór mediatora: pierwszym krokiem w mediacji biznesowej jest wybór doświadczonego mediatora. Ważne jest, aby specjalista posiadał wiedzę i doświadczenie w dziedzinie biznesu oraz rozwiązywania konfliktów.
Inicjatywa: mediacja może być dobrowolna lub nałożona przez sąd. W przypadku tej pierwszej firmy decydują się na rozwiązanie konfliktu za pomocą mediatora. W mediacji zarządzonej przez sąd, decyzję o mediacji podejmuje instytucja.
Spotkanie informacyjne: na początku procesu mediator spotyka się z każdą ze stron, aby wyjaśnić zasady mediacji, cele procesu i ustalić, jakie dokumenty i informacje będą potrzebne w trakcie mediacji.
- Przebieg mediacji
Rozpoczęcie procesu: pierwsze oficjalne spotkanie z udziałem mediatora i obu stron jest kluczowym momentem. Strony prezentują swoje stanowiska, obawy i cele. Mediator pomaga w określeniu problemów, które należy rozwiązać.
Identyfikacja problemów: mediator pomaga stronom zidentyfikować rzeczywiste problemy i interesy, które leżą u podstaw konfliktu. Innymi słowy, pomaga w zrozumieniu, co jest naprawdę ważne dla obu stron.
Praca nad rozwiązaniem: w trakcie procesu mediator proponuje stronom różne możliwości rozwiązania konfliktu. Zachowuje neutralność i pomaga w poszukiwaniu wspólnych punktów wyjścia.
Negocjacje: strony przystępują do negocjacji w oparciu o propozycje rozwiązania. Mediator wspiera proces, pomagając w rozwiązywaniu sporów i tworzeniu atmosfery sprzyjającej porozumieniu.
- Ustalenie ugody
Przyjęcie ugody: jeśli strony osiągną porozumienie, mediator pomaga w spisaniu formalnego porozumienia, które jest prawnie wiążące.
Wdrożenie ugody: po zawarciu ugody strony muszą podjąć kroki w celu wdrożenia ustaleń. Mogą to być działania o charakterze finansowym, prawnym lub organizacyjnym, w zależności od podłoża konfliktu.
Jakie są rodzaje mediacji? Podstawowy podział
W polskim prawie instytucja mediacji została uregulowana na gruncie prawa cywilnego, karnego i administracyjnego. Mediacje można podzielić na różnorodne kryteria, które obejmują między innymi przedmiot i charakter sporu czy podstawę prowadzenia mediacji. W środowisku biznesowym mediacje dotyczą głównie sporów między firmami oraz wewnątrz organizacji. Z uwagi na specyfikę sektora gospodarczego nie sposób uniknąć konfliktów na tle ekonomiczno-prawnym. Jednak praktyka pokazuje, że dużą część sporów pomiędzy przedsiębiorstwami może zostać rozwiązana polubownie, co przyspiesza postepowanie i redukuje koszty z nim związane.
Podstawowy podział mediacji obejmuje mediacje sądowe i pozasądowe. Pierwszy ma zastosowanie w ramach procesu sądowego. W takiej sytuacji sąd zleca mediację w celu rozwiązania sporu przed rozprawą lub w trakcie jej trwania. Głównym celem mediacji sądowej jest osiągnięcie ugody, która może zastąpić tradycyjny proces sądowy. Mediacje sądowe stanowią efektywny sposób na zaoszczędzenie czasu i kosztów, które zazwyczaj wiążą się z procesami sądowymi. Ponadto pozwalają uniknąć publicznego eksponowania sprawy oraz oferują stronom bardziej elastyczne i spersonalizowane rozwiązania.
Mediacje pozasądowe, jak sama nazwa wskazuje, to procesy mediacji prowadzone poza systemem sądowym. Obejmują mediacje wewnętrzne, jak i zewnętrzne, które są wykonywane niezależnie od procesu sądowego. Mediatorzy wewnętrzni to zazwyczaj pracownicy firmy, którzy zostali przeszkoleni w rozwiązywaniu konfliktów. Mają na celu rozwiązywanie sporów w miejscu pracy, zarządzanie konfliktami między pracownikami lub działami. Natomiast mediacje zewnętrzne są prowadzone przez niezależnych mediatorów zewnętrznych, którzy są specjalistami w dziedzinie mediacji. Firmy zwracają się do specjalistów w celu rozwiązania konfliktów, które wykraczają poza zdolności mediatorów wewnętrznych. Mediacja zewnętrzna często ma zastosowanie w bardziej skomplikowanych przypadkach, w międzynarodowych konfliktach handlowych lub w sytuacjach, gdy strony potrzebują neutralnej trzeciej strony do rozwiązania problemu.
Czego dotyczą spory pomiędzy firmami oraz wewnątrz organizacji?
Najczęściej występującym rodzajem konfliktów są spory handlowe między podmiotami gospodarczymi. Dotyczą one niezgodności w umowach handlowych, dostawach, płatnościach czy jakości towarów i usług. W tej sytuacji mediatorzy pomagają stronom negocjować nowe warunki umowy, ustalić rozliczenia finansowe lub znaleźć inne rozwiązania, które zadowolą obie strony. Konflikty mogą również występować w zakresie konkurencji. Co to oznacza? Firmy konkurują o klientów, rynek czy dostawców. Spory o konkurencję mogą obejmować naruszenia umów, działań nieuczciwej konkurencji czy ochrony tajemnic handlowych. W nowoczesnych przedsiębiorstwach może również dochodzić do konfliktów w zakresie własności intelektualnej. Dotyczą patentów, znaków towarowych czy praw autorskich. W tej sytuacji mediatorzy pomagają stronom rozwiązać spory, ustalić prawa i obowiązki, najczęściej doprowadzając do zawarcia licencji lub innych umów kompromisowych.
W obrębie sporów pracowniczych tryb postępowania przed sądami pracy regulują przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy Kodeksu postępowania cywilnego. Konflikty pracownicze mogą wynikać z różnych przyczyn, takich jak różnice w interpretacji umów, konflikty personalne, naruszenia praw pracowniczych czy niezgodności z zasadami firmy. Mediacja może być wykorzystywana nie tylko do rozwiązywania konkretnych konfliktów, ale także do budowania lepszych relacji i komunikacji w miejscu pracy, co może przyczynić się do zapobiegania przyszłym sporom.
Główne zasady mediacji
Jedną z kluczowych zasad mediacji w firmach jest dobrowolność. Oznacza, że udział w mediacji jest zawsze dobrowolny, zarówno dla stron sporu, jak i dla mediatora. Nikt nie może być zmuszany do udziału w mediacji, co zapewnia uczestnikom pełną kontrolę nad procesem. Mediator musi być neutralną osobą, niezależną od obu stron konfliktu. Jego rola polega na pomocy w komunikacji, identyfikowaniu problemów i wypracowywaniu rozwiązań, a nie na wydawaniu wyroków czy rozstrzyganiu sporu. Mediacja w firmach skupia się na rozwiązaniach ukierunkowanych na interesy stron, a nie na przeszłości czy winie. Wspólnie pracują nad znalezieniem takiego rozwiązania, które zaspokoi ich potrzeby i cele, co może oznaczać kompromis, którego nie można by osiągnąć w procesie sądowym. W tym kontekście kluczowa jest otwarta i szczera komunikacja. Strony muszą być gotowe do wyrażania swoich potrzeb, obaw i stanowisk. Mediator pomaga w budowaniu skutecznej komunikacji, co jest kluczowe dla znalezienia rozwiązania.
Jaka wiedza jest niezbędna, aby skutecznie funkcjonować w zawodzie mediatora?
Profesjonalny mediator powinien posiadać szeroką wiedzę z zakresu prawnych i organizacyjnych kwestii funkcjonowania procedur mediacyjnych. Dotyczą przede wszystkim praw i obowiązków mediatora, zasad prowadzenia postępowania mediacyjnego czy zagadnień etyki zawodowej. W zależności od wybranej specjalizacji, mediatorzy powinni stale poszerzać swoją wiedzę w zakresie prawa karnego, prawa rodzinnego i opiekuńczego oraz znać zarządzenia dotyczące mediacji w sprawach cywilnych.
Osoby, które chcą przygotować się do roli mediatora lub rozwijać karierę zawodową w tym zakresie zapraszamy do aplikowania na studia podyplomowe Mediacje w zarządzaniu konfliktem. Celem programu jest przekazanie wiedzy oraz praktycznych narzędzi, które pomogą efektywnie zarządzać sporami na gruncie biznesowym i prywatnym. Absolwenci studiów zostaną kompleksowo przygotowani do pełnienia funkcji mediatora oraz prowadzenia mediacji sądowych i pozasądowych. Uczestnicy nabędą kluczowe umiejętności w zakresie przekształcania sytuacji konfliktowych w konstruktywne rozwiązania, które mogą zminimalizować występowanie sporów w przyszłości. Zajęcia obejmują zagadnienia z zakresu psychologii konfliktu, mediacji w sprawach cywilnych, gospodarczych i pracowniczych, prawa oraz praktyki biznesowej. Absolwenci studiów otrzymają certyfikat z zakresu mediacji w sprawach cywilnych-gospodarczych i pracowniczych oraz możliwość wpisu na listę mediatorów sądowych po spełnieniu określonych wymogów formalnych.
