PMO Manager

 

Cel


Wg. PMBOK® Guide, program to grupa powiązanych projektów, podprogramów i działań programowych zarządzanych w sposób skoordynowany, aby uzyskać korzyści, które nie byłyby możliwe, gdyby były one zarządzane indywidualnie. Natomiast portfel to grupa niekoniecznie powiązanych projektów, programów lub działań w celu osiągnięcia celów strategicznych. Natomiast biuro zarządzania projektami (ang. Project Management Office - PMO) skupia i standaryzuje zarządzanie projektami w organizacji.


W organizacjach tworzone są formalne lub nieformalne biura projektów, których rolą jest łączenie wielu projektów i programów tworzących portfel projektów w jedną spójną pod względem celów i realizacji całość.
PMO wg. PMBOK® Guide może pełnić następujące role, które mogą się też łączyć:

  • Wspierająca - rola konsultacyjna, dostarcza szablony, najlepsze praktyki, szkolenia, dostęp do informacji i doświadczeń, służy jako repozytorium projektu.
  • Sterująca - zapewnia wsparcie i wymaga zgodności z obowiązującym procesem.
  • Dyrektywna -  przejmuje kontrolę nad projektami przez bezpośrednie zarządzanie nimi.
Obowiązki


W zależności od roli PMO w organizacji obowiązki PMO Managera mogą się różnić:

  • W przypadku wspierającej roli PMO: konsultuje i doradza; odpowiada za dostarczanie szablonów, najlepszych praktyk, szkoleń, dostępu do informacji i doświadczeń; zarządza repozytorium projektów
  • Jeśli PMO pełni rolę sterująca - zapewnia wsparcie i wymaga zgodności z obowiązującym procesem
  • Dyrektywna rola PMO wymaga od jej menedżera zarówno wyższych kompetencji jak i większego zakresu obowiązków. Poza obowiązkami zdefiniowanymi powyżej PMO Manager:
    • wyznacza priorytety projektów i programów i zapewnia zgodność portfela projektów i programów z celami strategicznymi organizacji
    • określa zależności czasowe pomiędzy projektami i programami
    • wyznacza zyskowność projektów w perspektywie krótko i długo terminowej
    • zapewnia niezbędne zasoby do realizacji projektów i programów zgodnie z priorytetami oraz możliwościami organizacji
    • synchronizuje harmonogramy projektów i programów
    • kontroluje realizację poszczególnych projektów i programów oraz ocenia ich ryzyko; raportuje i monitoruje postęp
    • odpowiada za Kluczowe wskaźniki efektywności (ang. Key Performance Indicators - KPI) dla projektów i programów
    • odpowiada za audyty jakości i zarządzanie zmianą
    • zarządza portfelem projektów: rozwija i standaryzuje zarządzanie projektami w organizacji
Kompetencje i umiejętności zawodowe


Ponieważ obowiązki PMO Managera mogą się różnić w zależności od roli PMO wymagania co do kompetencji i umiejętności też mogą być różne. Poniżej założono dyrektywną rolę PMO, która wymaga od jej menedżera wyższych kompetencji. Podobnie jak w przypadku Program czy Portfolio Managera oprócz wiedzy technicznej z obszaru zarządzania projektami (zobacz obszar Zarządzanie Technicznymi Aspektami Projektu) krytyczne będą kompetencje przywódcze i strategiczno - biznesowe. PMO Manager to osoba charakteryzująca się bardzo dobrymi umiejętnościami komunikacyjnymi w celu interakcji z interesariuszami na różnych poziomach: członkami zespołu, sponsorami, klientami, dostawcami, kierownictwem wyższego szczebla i innymi.

Communication/Komunikacja – Ekspert (E) / ang. Expert
Project Team Management/ Zarzadzanie zespołem projektowym – Ekspert (E ) /ang. Expert
Virtual and Multicultural Team Management/Zarządzanie zespołem wirtualnym i wielokulturowym - Ekspert (E) / ang. Expert
Project/Programme Leadership/ Przywództwo w projekcie i programie – Ekspert (E) / ang. Expert
Problem Solving and Decision Making/ Rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji - Ekspert (E) / ang. Expert
Change and Transformational Programs/ Zarządzanie zmianą i transformacją - Kompetentny (K) / ang. Fully Competent
Financial Management/Zarządzanie kosztami - Ekspert (E) / ang. Expert
Project Risk Management/Zarządzanie ryzykiem projektowym - Ekspert (E) / ang. Expert
Project Estimating and Planing/Planowanie i szacowanie w projekcie - Ekspert (E) / ang. Expert
Project Dependency Management/ Zarządzanie zależnościami w projekcie – Ekspert (E) / ang. Expert
Strategic and Business Management/Zarządzanie Strategiczne i Biznesowe - Ekspert (E) / ang. Expert Stakeholders Management/Zarządzanie Interesariuszami - Ekspert (E) / ang. Expert
Project Execution/Realizacja Projektu - Ekspert (E) / ang. Expert
Facilitation, Presentation and Visual Management/ Facylitacja, prezentacja i wizualne myślenie - Ekspert (E) / ang. Expert
Coaching and Mentoring/ Coaching i mentoring - Ekspert (E) / ang. Expert
Negotiation/ Negocjacje - Ekspert (E) / ang. Expert
Benefit Management/ Zarzadzanie korzyściami - Ekspert (E) / ang. Expert
Agile/ Zwinność - Kompetentny (K) / ang. Fully Competent
Portfolio Management/Zarządzanie portfelem - Ekspert (E) / ang. Expert
Program Management/Zarządzanie programem - Ekspert (E) / ang. Expert
Project Governance and assurance/Kontrola projektu - Ekspert (E) / ang. Expert

Certyfikaty /Edukacja
W zależności od branży, specyfiki projektów oraz roli PMO. Dużym atutem natomiast będzie posiadanie certyfikatu wydawanego przez Project Management Institute®, Portfolio Management Professional (PfMP)®. Natomiast certyfikat Project Management Professional (PMP)® lub inny certyfikat z obszaru zarządzania projektami może okazać się wystarczający. W projektach unijnych, czy administracji publicznej zarządzanych zgodnie z PRINCE 2 certyfikat Management of Portfolios (MoP)® będzie przydatny.

Doświadczenie zawodowe
W zależności od organizacji wymagania mogą być różne. Natomiast z reguły jest to kilkuletnie doświadczenie w roli Senior Project Managera, Program Managera lub Portfolio Managera.


Kompetencje behawioralne
  • Kreatywność
  • Spójność (uczciwość, prawdomówność, prostolinijność)
  • Globalne myślenie
  • Osiąganie celów
  • Nakreślanie kierunków
  • Budowanie sojuszy na wszystkich szczeblach
  • Inspirowanie innych
  • Zaufanie i współpraca
  • Radzenie sobie z niepewnością i niejednoznacznością